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檔案安全問題篇一

物業管理中檔案管理具體管理內容涉及建筑物、業主檔案、管理運作、歷史檔案。根據要求以下僅就建筑物檔案，管理工作檔案的管理具體的說明。

①建筑物檔案

a、建筑物原始檔案

包括竣工驗收資料、房屋單體竣工圖，具體清單如下：

產權資料。包括：項目批準文件、用地批準文件、建筑執照。

（1）產權資料。包括：項目批準文件、用地批準文件、建筑執照。

（2）技術資料。包括：竣工圖-總平面圖、建筑圖、結構圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質勘察報告、工程預算決算分項單、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定書、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖。

（3）竣工驗收證明書。包括：基建工程竣工驗收書、建筑消防驗收合格證、電信局電話工程竣工驗收證書、主要材料的質量保證書、新材料、構配件的鑒定合格證書，水、電、衛生器具等設備及衛生潔具的檢驗合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報告、供水、供暖管道的試壓報告、物業公司代管的設備。

（4）房屋使用資料。包括：業主名單、地址、電話清單、建筑面積計算書。

（5）供電、供水系統如需物業公司臨時代管的，竣工驗收后加辦以下協議及證書。包括：供用電協議書、用電許可證、委托銀行代收電費合同書、變壓器報停申請表、用水申請審批表、月供水計劃報告單。

b、建筑物維護、改造檔案

建筑物維護、改造檔案是指物業管理單位在物業管理工作中對所管物業建筑本體進行維護、改造的有關資料：

（1）維護改造申請表及批準文件

（2）維護改造工程施工許可證

（3）維護改造方案

（4）維護改造工程合同

（5）維護改造工程預算書及批準文件

（6）維護改造工程驗收說明書

（7）維護改造工程結算（核算）表

（8）各設備及工程使用維護說明書]

（9）各設備及工程使用許可證（政府規定需要申辦的應全部具有）

（10）維護改造工程施工設計圖及竣工圖

c、用戶裝修、改造工程檔案

用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產權或經業主授權的房屋進行裝修、改造工程所產生的文件和圖紙材料，一般內容如下：

（1）裝修、改造申請表及審查意見

（2）裝修設計圖

（3）裝修、改造過程中的管理、監理資料

（4）完工后的驗收意見

②管理工作檔案

管理工作檔案是指物業管理公司在物業管理日常工作中產生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，主要為：

（1）政府頒發的物業管理各項法規、條例、通知等；

（2）制訂的各種管理規定、公約；

（3）公司 iso體系文件

（4）財務資料

（5）工作計劃、方針、目標記錄

（6）各項管理工作日志

（7）糾正和預防措施方案

（8）質量/環境/安全控制記錄

（9）設備設施保養規程，巡查、維修、養護記錄

（10）滿意度調查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表

（11）投訴及投訴處理記錄

（12）其他需要收集歸檔的工作記錄、服務記錄。

3、檔案的管理

（1）檔案的分類、編目及著錄

（2）檔案的整理裝訂

（3）檔案的電腦化管理

檔案安全問題篇二

檔案管理的安全性思考及措施

【摘要】21世紀以來，隨著社會主義市場經濟體制的確立，社會信息化程度不斷加深，檔案事業也處在飛速發展中。檔案工作的目的，是為了提供材料為黨和國家各項工作服務，為人民大眾服務，充分發揮檔案的作用。因此，在檔案利用過程中，對檔案管理的要求越來越高。其安全性也必然值得我們來思考與重視?！娟P鍵詞】信息化 檔案管理 安全措施

近些年來，社會體制改革不斷深入，檔案工作對外活動變得更加的頻繁，致使檔案的數量與日俱增。一個中等機關，一年可以形成幾百卷檔案材料；一個大機關，每年可以形成上千卷材料。日月積累下去，如果全部都保存下來，將會給安全保管帶來許多難以克服的困難。再加上新檔案不斷的形成，數量增長過快，使檔案的內容變得越來越復雜。因此，在對檔案的管理上，難度在逐漸加大，一系列安全問題也隨之涌現。

一、加強檔案管理工作安全的必然性 檔案是一種社會現象，它以一定的物質形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。從整體來說，檔案是黨和國家活動的原始記錄，是寶貴的文化財富；具體來看，檔案是機關、組織和個人在社會活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會的發展和時間的推移，一方面檔案的數量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現象也頻頻發生。

無論是針對工作中日益增多的形式內容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的素質不高

1、專業能力、鑒別能力不足

檔案管理是對信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動?，F今，在各企事業單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業務素質偏低、專業性不高，以其他部門轉崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人員嚴重缺乏。因此，在對檔案信息的鑒定與識別方面存在很大的問題，有的檔案價值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價值具有潛在性，只有等待某一時機才能由潛在價值轉化為現實價值。如果管理人員不能透過現象抓住本質，深入分析檔案的隱含價值，那么極有可能導致一部分有價值的檔案流失。

2、錯誤的思想認識 在實際工作中，檔案管理人員對于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應信息時代檔案的需求標準。在過去的檔案工作中，曾經有過重政治、輕業務、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業貢獻直接掛鉤，這也導致其工作中凝聚力不強，協作力不夠，對檔案的安全性缺乏準確的認識。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫的雜活，既沒有技術性，也不需要投入過多精力，只要不出錯就夠了。這種錯誤的意識嚴重影響著檔案工作的進行。

（二）檔案管理安全措施不完善

1、保密工作不完善

信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會主義事業服務，提供檔案給各方面使用，充分發揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險柜里，長期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國家以及各單位的機密。因此，保護重要機密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴重的威脅，管理工作也會陷入空前嚴峻的狀態。因此，保密是手工條件下檔案安全保護工作的主要任務。

2，網絡計算機技術不成熟

20世紀計算機技術和通信技術的成功融合和廣泛應用，從根本上改變了信息產生、處理、傳輸、存儲的方式，并以這種改變推動了社會經濟結構、生產方式以及人們生活方式和工作方式的徹底變革。在檔案管理過程中，創建了很多數字信息檔案，計算機運作的范圍包括信息檢索、自動編目、自動轉檔等。但隨著網絡技術的迅猛發展，計算機管理系統的安全性問題也逐漸顯露。首先，是網絡數據傳輸過程中的安全問題。由于電子文檔使用互聯網傳輸數據，再加上網絡對公眾開放，如果有不法分子企圖通過非法手段竊取資料、篡改或者偽造數據，那么損失是不可估量的。其次，由于計算機系統的不完善，一系列安全隱患層出不窮，計算機系統遭非法訪問、黑客入侵、惡意病毒攻擊以及內部用戶非法授權行為，這都在一定程度上嚴重影響著電子檔案的管理水平。

（三）資金不足，保管設備落后

在檔案管理工作中，先進的技術、配套的設備、專業的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數單位都因資金投入力度不夠而不能盡數完備。一方面是由于對檔案管理的安全意識不夠，沒有認識到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關注與重視。目前在檔案管理工作當中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會的各種原因，檔案一直處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受到突發性的破壞。比如紙張老化、字跡模糊褪色，有相當數量的檔案紙張變黃發脆，有的已成粉片，到了不能再用的程度；檔案蟲害也十分猖獗，不僅在檔案較集中的檔案管，而且現行機關檔案生蟲處也不少；檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護標準，需要復制的檔案數量大，復制檔案的手段也比較落后。

三、提高檔案管理的安全性措施

（一）增強檔案工作者的工作水平1.培養檔案人員的工作能力

新時期，檔案工作和檔案功能的發揮最終都落實在高素質的檔案人員這個重要因素上。人是管理活動中最積極、最活躍的因素，人才是編研成功與可持續發展的關鍵。這就要求檔案工作在抓專業知識業務的同時要重點提高自身能力，建立一批高效的檔案管理隊伍。首先，要引進和培養信息技術和研發型人才，利用各種方式對檔案管理人員進行高效的培訓工作，提高檔案人員的學歷水平和知識結構。第二，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節，還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。一個檔案工作者應有較高的文化素質，較強的研究能力，才能對素材正確理解，綜合分析，系統整理，做出準確的價值鑒定，生產出精品。第三，檔案人員要不斷拓寬視野、豐富知識。在社會生活和經濟處于快速發展時期，對檔案的業務管理與服務等各項工作提出了新的發展和挑戰。因此檔案人員要努力學習，拓寬視野，了解所涉及領域的現狀及發展動態。運用檔案學科新理念、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。最后，在對檔案人員的招聘方面，必須充分了解應聘者的計算機水平和檔案管理的基礎知識，要求檔案管理人員具備很強的專業檔案管理能力，能做到精確分析歸類，注重電子檔案的接收、保管等方法的學習，從而在根本上提高工作人員的工作水平。

2、改變檔案人員的思想認識

有效推動檔案事業的發展，必須從根本上提高和改變檔案工作者專業能力、知識素養，改變錯誤的思想認識，充分認識到檔案管理的重要性和必要性。通過這樣的方式，才能做好管理工作，使檔案信息更好的為人所利用，創造出更大的價值。因此，檔案管理工作人員必須熟悉檔案，了解和研究利用者的需要，進行有效的宣傳，根據現實狀況制定可行的建設計劃，強化服務意識，提高服務水平。在工作中要樹立服務觀念，明確服務方向，端正服務態度，改變傳統“看攤守點”和“等客上門”的思想。適應新形勢，敢于向傳統觀念提出挑戰，善于提出新辦法、新思慮，解決新問題。勇于打破傳統的管理模式，在檔案業務上有所創新和突破。

（二）改善檔案管理的方法 1，加強檔案保密工作

保管檔案機密是工作人員的工作基礎，無論是檔案管理人員還是檔案利用者，必須依照相應的規章制度，在工作范圍內對檔案內容進行維護。如無權限人員不得進入檔案庫房、檔案查閱不得在庫房內進行、檔案工作人員進行人事調動必須辦理相應的交接手續、檔案資料不得隨意帶出、未經許可或工作要求不允許私下復制檔案材料、不允許對其他人員泄露檔案內容等。

每個檔案工作者必須嚴守黨和國家機密，同一切失密、泄密現象作堅決的斗爭。在保密的前提下提供利用，在什么情況下提供利用，給誰提供利用，以什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，范圍多大，什么情況下需要解密等，都要服從黨和國家的利益。凡是檔案提供利用有利于改革開放、促進安定團結和社會主義現代化建設就積極大膽的提供利用，反之則應注意保密。在具體處理提供利用與保密的關系時，要深入審查檔案內容，根據時間的推移、地點和條件的變化、調整檔案的密級，逐步擴大利用范圍，減少繁瑣的批準手續，方便利用者。

2、增強計算機網絡技術 當今世界信息爆炸式增長，隨著科學技術的進步，計算機網絡技術在檔案管理中廣泛應用。對于在計算機網絡方面，各單位、組織機構內部應該構建涵蓋制度、管理、人員、技術在內的計算機信息維護體系。

第一，使用較為安全的計算機操作系統和數據庫系統。在計算機使用過程中可以發現，要想獲得技術性較高、可靠的安全系統，不僅僅需要計算機系統的安全性，同時還需要不斷升級和完善計算機的應用程序，進行必要的安全升級設置，及時消除計算機系統中的安全隱患。

第二，采取加密技術。應用加密的技術是目前一種最為普遍的驗證方式。加密的目的是讓非法用戶無法讀懂信息，其原理就是在參數的指示和控制下，通過加密算法將原本可讀懂的明文數據轉化為偽隨機的亂碼密文。合法用戶若要讀懂數據，則需要在密匙的指示和控制下，通過算法將一轉化的密文再次還原成明文，才能獲得閱讀，這個過程叫做解密。

第三，安裝防火墻和入侵防御系統。（*）防火墻是一種邏輯裝置，通常處于機構內網與外網之間，通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，限制來自外網的用戶訪問外界的權限，對外部網絡屏蔽有關被保護網絡的信息、結構，從而實現對網絡的安全保護。另外，還需要在存儲檔案資源的局域網網關部位安裝具有防御功能的系統。這種系統的應用往往能夠發現和阻止來自外部的非法入侵或者內部用戶非法授權行為活動。作為防火墻裝置的一個有效補充，入侵防御系統不僅能夠有效保護內網安全，還可以作為收集黑客入侵的客觀證據。

實踐證明，一個網絡化信息系統要完全避免越權操作是很困難的，但要做好防御工作并采取補救措施減少損失卻是可以做到的。

（三）加大資金的投入量，優化設備

我國的現代化建設蓬勃發展，組織單位要求檔案室提供大量、系統、廣泛的檔案信息。但是目前檔案館藏內容單一，數量不多，種類不盡齊全，時間跨度短，難以適應新形勢的要求。造成館藏不豐富的原因，主要是因為長期以來對于檔案管理缺乏正確的認識，致使一些檔案館單純注意為政治斗爭服務，忽視了經濟建設、科學研究及其他各項工作領域。

為了更好地保證檔案工作的進行，就必須改變現在的管理局面，確保經費的投入。社會需要長遠利用檔案，要求盡可能延長檔案的壽命。為了解決檔案的不斷損毀和長遠利用要求的矛盾，就需要采取各種保護措施，防止檔案遭受損失，保證檔案的完整與安全，從而把檔案的損壞率降低和控制在最小的范圍內。具體措施如下：

第一，確保經費的投入。各單位組織應該在充分認識到檔案管理的重要性后，加大對檔案工作的投入力度。要保障檔案人員的權益，適當提高檔案人員的工資及待遇，特別要對高層次專業人才予以重視，避免人才流失。

第二，強化硬件設施。科學的管理離不開良好的硬件條件，但總的來說，檔案工作應做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。根據載體材料來劃分，檔案的形式有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等。保管技術有很多，比如，通常所說的“八防”，即防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲、防光，這些問題解決了，就可以有效的防止檔案文件的損壞。其次在于檔案保管的基本物質條件，比如，檔案庫房和儲存條件。首先，檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因此，建筑應遵循適用、經濟、美觀的原則。要有足夠的面積、開間大小適當、屋頂要絕對防止雨雪滲漏，具有良好的隔熱性能、庫房墻壁應堅固耐久，具有防潮、防潮的性能、地面應防水、庫房門應緊密、牢固、防火，窗戶應該防強風、防風沙等。據研究結果表明，庫房最為適宜的溫度應在14℃-20℃之間；相對濕度應在50%-65%之間。其次，對于檔案裝具要便于調閱、取拿方便、整齊劃

一、合乎規范。檔案保管的設備也要一應俱全，如去濕機、加濕器、空調、通風設備，溫濕度測量及控制設備，防盜、防火報警器，滅火器，裝訂機、復印機，微縮拍照設備及微縮品閱讀復制設備，通信及閉路電視監控設備，消毒滅菌設備以及檔案進出庫的運送工具，等等。最后，特別注意的是對于電子檔案的保管，具體要求控制適宜的溫濕度，應在溫度15℃-27℃、相對濕度40%-60%的范圍內；防止灰塵；防止外來磁場，確定磁性載體的記錄不受磁場的破壞；防止機械震動；防止光線和有害氣體的影響；加強日常管理維護工作等。

四，結語

檔案管理是一項內容十分冗雜、繁瑣且難度系數較大的工作。因此，只有認真做好各方面工作，建立健全檔案管理制度，規范專門檔案的管理，讓檔案工作有章可循，才能更好的為社會服務，真正成為科學研究和各方面利用檔案史料的中心，擔負起維護歷史真實面貌的重任，在社會主義現代化建設中，發揮出巨大的作用。

檔案安全問題篇三

電力系統的安全性及防治措施

隨著社會經濟的發展，科學技術的進步及人民生活水平的不斷提高，人們對電力的需求和依賴性越來越大，對安全穩定供電的要求越來越強。然而,由于受到電力系統自身原因和外部干擾的影響，電網事故時有發生,這不但使電力經營企業的經濟效益受到損失,而且對電力用戶和整個社會都將造成嚴重的影響。自20世紀60年代以來，世界各國均發生過因電力系統穩定破壞而導致的大面積停電事故。1996年7~8月美國西部接連2次大停電事故，美國總統認為停電事故已“危及國家安全”。2003年下半年在北美和加拿大、英國倫敦、瑞典-丹麥、意大利都先后發生過大面積停電事故，震驚世界。特別是，2003年8月14日美加大停電波及5000萬人口的供電范圍，造成重大經濟損失，是美國歷史上最嚴重的停電事故。

在我國，近20年來，各大電網發生的大停電事故有100余起。在西電東送，南北互聯的條件下，我國將形成全國聯網的巨型電力系統，如果出現電力系統重大事故，其規模和造成的損失有可能大幅度增加。因此，保證大規?；ヂ撾娏ο到y的安全、穩定和經濟運行是一個重大而迫切的問題，必須作為一個重大戰略問題來解決。

2電力系統的安全性問題

2.1現代電力系統的安全性問題

電力系統的安全性是指系統在發生故障情況下,系統能保持穩定運行和正常供電的風險程度。傳統的電力系統安全性主要是在發生故障情況下，研究電力系統本身的動態特性，包括系統的功角穩定性、電壓穩定性、頻率穩定性、系統解列、熱過載等。這類研究一般是針對單一故障的，而大面積停電事故則通常是連鎖事件的復雜序列。

隨著現代通訊技術和信息技術的發展，為了保障大電網的安全和經濟運行，各種信息系統，如調度自動化（scada/ems）、配電網自動化系統（da）和變電站綜合自動化系統（sa），電力市場技術支持系統等在電力系統領域里得到了廣泛應用。圖1給出了現代電力系統的整體構架，電力系統與信息系統、通信系統已經融合成為高度集成的混雜系統，電力系統的監測和控制越來越依賴于信息系統和通信系統的可靠運行。信息系統中的計算機系統是核心，計算機系統的維護不當是8.14美加大停電的基本原因之一。一個關鍵通信系統發生故障會使整個系統陷于癱瘓，進而失去可控性和可觀測性。因此，必須把電力系統安全性的概念加以拓展。

最近一些研究人員提出了電力系統脆弱性（vulnerability）的概念，作為電力系統動態安全評估的一種新的框架。脆弱性一詞經常出現在環境、生態、計算機網絡等領域的有關文獻中,用來描述相關系統及其組成要素易于受到影響和破壞,并缺乏抗拒干擾、恢復初始狀態（自身結構和功能）的能力。它們在不同的學科中有不同的含義。對于電力系統脆弱性，可定義為：電力系統因人為干預、信息、計算機（軟、硬件）、通信、電力系統元件和保護控制系統等因素，而潛伏著大面積停電的災難性事故的危險狀態。系統脆弱性與系統安全性的水平和在系統參數變化時系統安全性水平的變化趨勢這兩類信息密切相關。在這個概念中,人們對它們設定一個可被接受的基準值,當系統安全現狀被評估后，系統安全性水平和它的變化趨勢也就被確定下來。系統是否脆弱取決于它們是否高于或低于設定的基準值。

2.2電力系統安全性問題的影響因素

影響電力系統安全性的因素很多，對于組成現代電力系統的基礎設施而言,可分為內部因素和外部因素。

（1）內部因素：

1）電力系統主要元件故障：發電機、變壓器、輸電線故障；

2）控制和保護系統故障：保護繼電器的隱性故障、斷路器誤動作、控制故障或誤操作等；

3)計算機軟、硬件系統故障；

4）信息、通信系統故障：與ems系統失去通信、不能進行自動控制和保護、信息系統的故障（造成信息的缺損或者得到的信息不可靠）或擁塞、外部侵入信息/通信系統（如黑客的入侵）；

5）電力市場競爭環境的因素：電力市場中各參與者間的競爭與不協調、在更換舊的控制和保護系統或發電裝置上缺少主動性；

6）電力系統不穩定：靜態/暫態/電壓/振蕩/頻率不穩定等。

（2）外部因素：

1）自然災害和氣候因素：地震、冰雹、雷雨、風暴、洪水、熱浪、森林火災等；

2）人為因素：操作人員誤操作，控制和保護系統設置錯誤、蓄意破壞（包括戰爭或恐怖活動）等。

3電力系統安全性的防治措施

3.1加強電網建設，降低事故概率

電力工業是需要長期和超前投資的工業，大的發電廠的建設要5~10年，壽命約為30年。所以，要求廠（發電廠）網（電網）協調、統一規劃、超前建設、合理結構，以保證電力系統的安全運行。特別要加強電網建設（加強遠距離輸電網、受端電網和二次系統）以提高電網安全可靠性，降低事故概率，減少停電損失。

在2003年8月14日發生的美加大停電事故中美國官方提出電力供應網的“古老和陳舊”，也就是設備的老化問題，是電力系統發生故障的嚴重隱患。據統計，在發達國家中，發電設備的壽命在30年以上的自1990年的12增加到2000年的31，預計到2010年將達到50。同樣地，在輸電和配電領域，很大一部分的基礎設施的壽命已接近70年。另一方面，很多幾十年前設計的設備已不適應先進的數字化技術。所以，電力設備老化問題是發達國家普遍存在的問題。更換老化了的設備需要新的大規模投資。但是，電力工業市場化后，市場參與者關心的是今天和明天的利益，而不是20年以至30年的利益。在過去的十年中，由于競爭的壓力、市場的不完備和管制的不確定性，在一些進行電力工業改革的國家中的投資已保持在一個較低的水平，以美國和瑞典為例，發電的高峰備用已由1990年的20降到2000年的10。所以，對于電力系統的建設要有全面規劃，要建立一定的監管制度和投資激勵機制，使電力工業的發展能滿足電力系統運行安全性的要求。

3.2加強電力系統監控和管理

電力系統的互聯使得在廣闊的地域內進行資源的優化配置，互通有無，相互支援成為可能。但是，在緊密相連的互聯電力系統中，一個局部故障能迅速向全系統傳播，會導致大面積停電。所以，在事故處理上，要求反應迅速，高效統一。以美國為例，從1996年美國西部兩次大停電和2003年8月14日大停電事故的情況來看，美國的電力系統監控和管理方面有很多值得改進的地方。在美國有3000多家電力公司在廣袤的北美大地上各自經營著總容量約900gw的電力工業，雖然3000多家電力公司的電網是互聯的，形成北美龐大的電力系統，但它們的調度和管理則是各自為政的，也沒有一個監控全國或一個大區域互聯電力系統的組織和機構來統一負責和協調全系統的安全運行和事故后的故障處理。在一個互聯電力系統的某一部分出現故障后，互聯的電力系統的其他部分在故障波及以前往往還不知道事故的發生。所以，在一個互聯的電力系統中，統一電網管理，統一電網調度，建立完善的安全運行制度是保證電力系統安全可靠運行的重要條件。要通過定期的培訓來不斷提高調度和運行人員的素質，特別是應對突發事件的能力。美國grid2030研究計劃的研發項目中，建議2010年建成國家電網控制中心，強調輸配電電網和通信信息網的結合。

檔案安全問題篇四

淺談醫院電子檔案管理優化措施

【摘要】病歷檔案一般簡稱為病案,記錄了患者疾病的發生、發展、治療經過及其結果等,是醫療機構醫療信息的基本載體,屬醫藥衛生科技檔案,是國家檔案的重要部分。隨著醫療衛生體制改革的不斷深化,病歷檔案的價值日益凸顯,它不僅可為醫院科學、教學、醫療質量評估、醫療統計、醫院管理等方面提供可靠的科學依據,也成為醫療糾紛和事故調查鑒定、保險公司核保兌賠、交通肇事及傷殘鑒定、公檢法部門辦案、工傷職業病診斷等的重要原始證據。因此,優化病歷檔案管理對促進醫療事業的發展和服務社會各方面具有重要意義。

【關鍵詞】

醫院管理對策電子檔案問題

淺談醫院電子檔案管理優化措施隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，加強檔案管理的現代化建設,是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，檔案信息資源的創新與利用也愈加受到人們的重視。隨著現代科學技術的發展，醫院的信息化建設得以迅速發展，醫院信息系統在醫院管理應用已經越來越廣泛，其作用也越來越大，但醫院的檔案信息化建設還相對的滯后，嚴重地影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用工作。如何使醫院的檔案管理工作適應信息時代的發展，這是我們當前亟待解決的問題。

一、醫院電子檔案管理中存在的問題

1、檔案管理職責不明確，管理線條多

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

2、醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

3、電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

4、檔案管理人員素質有待提高

由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

5、檔案管理硬件不能滿足要求

醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。

二、解決醫院電子檔案管理中存在問題的對策

1、轉變觀念提高認識,強化病案管理制度建設

病歷檔案管理是現代醫院管理的重要組成部分,我國規定病歷檔案管理人員配置標準是三級以上醫院100張床位需配置3名病案管理人員,每增加50張床位就需要增加1名人員。但由于病歷檔案工作經濟效益不明顯,在實際工作中往往將病歷檔案管理列入一般后勤管理,未引起足夠的重視,1000張編制床位的三級醫院病歷檔案管理人員僅10余人,編制不足,人員短缺,嚴重制約了病歷檔案工作的開展。醫院領導層要充分認識到病歷檔案管理工作的重要性,將其納入醫院管理的議程,放在醫院管理的重要位置。成立由主管領導牽頭,醫務科、護理部、質控科、院感科、信息科、各臨床醫技科室等部門參加的病歷檔案管理領導小組,以提高病案管理的整體水平。根據《醫療事故處理條例》、《醫療機構病歷管理規定》等法律法規,聯系醫院實際,明確病歷檔案人員的崗位職責,對病歷檔案的收集、整理、借閱等制度進行修訂和完善,使各項制度更具有可操作性和可執行性,促使病歷檔案管理工作步入規范化、制度化的軌道。

2、規范病歷書寫行為,強化病歷檔案內涵建設

醫護人員的醫療記錄是病案的核心,病歷書寫應當客觀真實反映病情演變經過和醫療的決策執行過程,反映醫務人員良好的臨床思維。但在實際工作中,由于部分醫務人員工作態度不端正,工作責任心不強,病歷存在詢問病情不詳細、體格檢查不全面、書寫病歷不及時、內容書寫不完整、術語使用不規范、字跡潦草不清晰等問題。要經常性地開展各種形式的病歷質量教育,健全醫院-質控科-科室三級病歷質量控制體制,充分發揮科室質控小組的作用,把病歷質量與科室和個人的績效考核掛鉤,加強質量監控。同時,醫務人員要強化三種意識來加強病案的內涵建設,一是強化質量觀念和職責意識,明確注重病案質量不僅是對患者和醫院負責,也是對自己負責,倡導用誠信、科學、嚴謹的態度對待病歷書寫,做到規范使用醫學術語,文字工整,字跡清晰,表述準確,語句通順,標點正確,病程記錄及時,合理檢查,合理用藥,診斷明確。二是強化法律意識,病歷檔案是具有法律效力的文書,要有效杜絕涂改、隱匿、偽造、銷毀病歷等現象的發生,保證病案的真實、完整、系統,保護醫患雙方利益,保障醫療質量安全,最大限度減少醫療糾紛的發生。三是樹立標準化意識,嚴格按照衛生部《病歷書寫基本規范(2010版)》、《護理文書書寫規范及管理規定》的要求,把握書寫要點,提高病歷書寫質量,促進病案內涵建設,確保醫療服務優質高效。

3、重視人員培養教育,強化隊伍綜合素質建設

病案管理人員的素質直接關系到病案管理水平的高低。病案的管理并不僅僅是文檔的整理,而是綜合了醫院管理、檔案管理、臨床醫學、統計學和計算機應用技術等相關知識的一項復雜性工作。目前,絕大部分醫院的病案管理人員編制不足,專業化水平不高,只能做基本的整理、編目、首頁錄入、上架等工作,沒有精力進行檔案編研、信息開發與利用。而且病案管理隊伍梯隊不合理,年齡偏大難以適應信息化建設步伐。為了提高病案管理水平,要將病案管理人員的培養納入醫院人才培養計劃中,增加人員編制,使病案管理人員有足夠的時間和精力,既能

應對病案的收、編、管等日常基礎工作,又可以對病案信息進行科學、系統的開發利用,改變“重藏輕用”的現象,使病案的價值得到充分的體現。要著眼隊伍建設,改善醫院病案管理人才結構,加強對現有人員的培養,以專業教育與繼續教育相結合的方式,鼓勵在職病案管理人員進行專業深造,外出培訓進修學習,不斷拓寬知識面,及時更新專業知識,熟練掌握現代化信息技術。同時,還要加強病案管理人員的醫德醫風教育,不斷提高思想認識和職業素養,有效預防和堅決抵制醫療行業的不正之風。

4、加大投入搭建平臺,強化病案管理硬件建設

加大資金投入,引進現代化的技術和設備,是提高病案管理工作效率,實現病案管理科學化的必備條件。目前,紙質病案仍然是主體,雖然已將病歷的首頁輸入電腦保存,但原始實體占用的庫存和歸檔的工序還是沒變,醫療業務的快速發展催生了大量的病案,造成庫房擁擠、安全性差、查找困難。隨著計算機的普及,his系統的應用,電子病歷的推廣,病案電子存儲成為現代化醫院管理和病案管理的必然趨勢。要加大硬件投入,為病案電子存儲配置必要的軟硬件設施,購置計算機、刻錄機、掃描儀、縮微機等先進設備,對早期病歷進行掃描建庫,存入光盤,刻錄一式兩份,一份提供利用,一份封存保管,保證病案信息化建設順利實施。同時,完善病案實體管理系統,設置防盜監控、溫濕度自動調控系統,配置防塵、防蟲、防磁等設施,延長病案壽命,維護病案的完整與安全。

5、嚴格管理環節,強化病案實體規范建設

對病歷檔案的收集、整理、復印、借閱等環節工作進行規范化管理是優化病案管理的基礎。出院病歷必須在規定時間內書寫完畢,在患者出院后72小時內送交醫院病案管理部門,對未能及時回收的病歷要進行催繳。查收的每一份病歷,要按照規定順序整理裝訂,做好疾病分類編碼,建立姓名、日期、疾病等索引工具,按照住院號及時上架。把好復印復制關,正確區分病案主觀部分和客觀部分內容,根據《醫療事故處理條例》和《醫療機構病歷管理規定》,需申請復印病案時,只能復印病案的客觀部分,而不是全套病案。借閱病案時要嚴格履行登記手續,從病案借閱時間、借閱范圍和借閱權限審批等程序進行嚴格管控,規范借閱行為。

【結語】檔案信息化建設是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。信息技術、網絡技術在檔案領域的應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應該是具有廣博的知識并掌握現代網絡技術的復合型人才。面對需求上的這一變化，首先要做好現職人員的培訓工作，檔案工作人員不但是檔案學、文書學、信息傳播學等方面的專業人才，而且是計算機應用軟件開發、通信工程技術、信息網絡、信息管理、數據庫生產和服務、辦公室自動化及計算機輔助設計技術等方面的專業人員。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，才能適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。

檔案安全問題篇五

干部人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想、品德作風、任務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為組織、人事工作的決策提供了可靠的依據，為合理分配使用人才資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，干部人事檔案工作面臨新的挑戰，檔案工作如何與時俱進、加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，結合檔案管理的實際，就干部人事檔案的管理工作談幾點體會。

一、加強檔案材料收集、管理工作，健全檔案內容。在新的時期，我們要緊緊圍繞干部檔案的利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，一方面按照中組部《關于干部檔案材料收集歸檔的暫行規定》的要求，下達了《關于加強人事檔案材料收集、歸檔和中層干部任免備案工作的通知》；另一方面在檔案材料收集、管理工作上變被動為主動，對缺少的材料要做到口勤、手勤、腳勤，加強聯系溝通，及時追補和不斷補充新的材料。

二、加強干部檔案材料的審查、鑒別，確保干部人事檔案的真實性。干部人事檔案是組織人事部門全面考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據；為落實干部政策、調整工資級別、解決生活待遇、更改參加工作時間、編史修志等有關問題提供重要憑證作用。

干部人事檔案的作用決定了收集的檔案材料必須完整、真實、可靠，為此我們在收集干部人事檔案材料的時候應做好以下兩點：

1、建章立制，有章可循，按章辦事，規范操作。凡規定由組織部門蓋章的，必須印章齊全。組織鑒定、審查結論、處分決定、民主評議和組織考核等形成的綜合材料，須經本人見面簽字。任免呈報表和錄用聘用審批表必須有批準機關名稱、時間和文號。建立接收干部人事檔案登記簿、借閱檔案登記簿、市內檔案轉移記錄、轉遞檔案材料通知單等。

2、加強檔案人員的事業心、責任感。對收集的檔案材料要認真審核，把完整、真實、可靠的材料收入干部檔案，把好質量關。檔案工作是細致入微的工作，應杜絕粗心大意，在檔案鑒別過程中，管檔人員更要認真負責，確保檔案材料真實、完整。

3、加強學習，提高業務素質。檔案管理人員要多注意業務學習，不斷提高鑒別能力，能夠辨明是非，要善于通過對比、分析、校對、核實等方法去偽存真、去粗存精，堅決把虛假材料拒之門外，努力維護干部人事檔案的真實性、可靠性。

三、加快檔案工作的信息化進程，提高工作效率。檔案管理工作的信息化是檔案目標管理工作的必然要求，也是實現人事檔案管理現代化的必由之路。我們利用先進的計算機技術和科學的檢索系統，實施干部人事檔案動態管理。利用計算機將干部檔案資料整理輸入電腦，使檔案數據化、信息化，在檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等日常工作中提高了效率。目前共管理人事檔案10699卷，其中在職干部7613卷，離退休干部3040卷，死亡干部檔案46卷。